Documentación dispersa
Actas, requisitos, diseños, informes, contratos y evidencias repartidos entre múltiples carpetas.
Caso de uso 02 · IA documental
SharePoint desorganizado y documentación estructurada por épicas de Jira.
La IA puede convertirse en una capa inteligente sobre SharePoint para encontrar, relacionar y gobernar documentación sin obligar a rehacer desde cero la estructura actual.
Situación inicial
La estructura sirve para gestionar el programa, pero no siempre para encontrar conocimiento.
Jira organiza el trabajo por épicas y SharePoint almacena la documentación asociada. Con el tiempo aparecen duplicados, versiones inconsistentes, documentos obsoletos y conocimiento repartido entre varias épicas.
Versiones difíciles de distinguir
Archivos con nombres similares y sin una certeza clara de cuál es la versión vigente.
Conocimiento transversal
Una misma decisión o tema puede afectar a varias épicas aunque la documentación esté separada físicamente.
Dependencia de personas
Encontrar información depende de quién sabe dónde está cada documento.
Solución propuesta
Una capa de inteligencia documental conectada con SharePoint y Jira.
La IA analiza los documentos autorizados, extrae metadatos, crea relaciones y permite consultar el contenido por significado, no solo por nombre de archivo o carpeta.
SharePoint
Documentos y carpetas
→
Motor documental IA
- Clasificación
- Extracción de metadatos
- Detección de duplicados
- Identificación de versiones
- Resumen e indexación semántica
→
Base de conocimiento
Información relacionada y consultable
Jira
Épicas · proyectos · estados
↑
Qué hace la IA
De repositorio de archivos a sistema de conocimiento.
Analiza y etiqueta
Extrae automáticamente épica Jira, proyecto, tipo documental, fecha, autor, versión, temática, sistemas afectados y estado.
Detecta duplicados y versiones
Compara contenido y propone relaciones entre documentos que parecen ser versiones del mismo artefacto.
Arquitectura_final.docx
Arquitectura_final_v2.docx
Arquitectura_final_DEF.pdf
→ Candidatos a consolidación
Relaciona conocimiento entre épicas
Crea una clasificación adicional por conceptos, sistemas y temas sin necesidad de mover físicamente los documentos.
Autenticación
EPIC-101
EPIC-118
EPIC-204
Permite preguntar en lenguaje natural
El usuario pregunta por una decisión o tema y recibe una respuesta acompañada de las fuentes utilizadas.
“¿Qué decisiones se han tomado sobre autenticación?”
La IA localiza documentación relevante, sintetiza las decisiones y muestra las fuentes.
Visión por épica
La IA construye una ficha documental automática para cada épica.
EPIC-234
Activa
Modernización del sistema de facturación
23Documentos localizados
5Decisiones importantes
3Riesgos identificados
18/08/2026Última documentación
4Posiblemente obsoletos
3Duplicados detectados
2Sin propietario
Gobernanza documental
La segunda fase convierte la IA en un agente de control continuo.
El sistema revisa periódicamente SharePoint y genera alertas accionables en lugar de esperar a que alguien encuentre el problema.
28Nuevos documentos
4Duplicados detectados
3Documentos sin épica
7Posiblemente obsoletos
12Metadatos incompletos
Jira · Tarea generada automáticamente
DOC-GOV-128
Revisar documentación obsoleta de EPIC-234
La IA ha localizado 7 documentos candidatos a revisión.
Valor para la empresa
Cuatro resultados concretos.
Localizar información independientemente de la carpeta donde esté guardada.
Resumir documentos, decisiones, riesgos y conocimiento relevante.
Conectar documentos, épicas, sistemas y conceptos.
Detectar duplicados, obsolescencia, versiones y documentación incompleta.
Caso de uso 02
Sistema inteligente de gobierno y consulta documental.
Conectado con Jira y SharePoint para convertir documentación dispersa en conocimiento localizable, relacionado y gobernable.